|
Penser la collaboration au quotidien
Prévoir les conditions de la rupture pour être prêts à tout.
Définitions claires
Toujours utiliser exactement les mêmes termes pour désigner les mêmes éléments (parties au contrat, produits, autres termes du contrat). Les définir en début de contrat de préférence, pour référencement rapide et intelligible.
Identification des interlocuteurs
Un bon contrat commence par une bonne connaissance des partenaires. Ceci peut ne pas être évident car un agent qui essaie de se faire passer pour une usine cherchera à masquer le subterfuge. Toujours vérifier le background de ses interlocuteurs, ou mitiger le risque en s'assurant qu'aucun échange financier n'ait lieu tôt dans la transaction.
o Astuce: Sous traitance
La sous traitance est-elle acceptée? Peut être pas au delà d'un certain point. Ou peut être est-elle essentielle. En tous les cas réfléchir à ce point et le définir.
Propriété intellectuelle
Qui la détient, sur quels aspects du produit en cas de mix (logo de la marque, dessins techniques, logiciels le cas échéant), avec quelles restrictions?
Définition du produit
Définir le produit aussi précisément que possible. Se référer aux échantillons produits est possible si les deux parties les ont signés. Si le produit est en développement, identifier les phases clef de développement pour permettre des check points réguliers.
o Normes
La plupart des produits doivent être conformes à des normes dans le pays de destination. Insérer la conformité à celles-ci dans le contrat.
o Consignation de pièces
Consigner des pièces à design ou technologie critique au fournisseur pour maitriser sa production. Ou consigner des pièces sur lesquelles l'on dispose d'un avantage cout important pour ne pas le céder au fournisseur.
o Changements
Les produits peuvent changer parfois. Quel sera le délai raisonnablement imparti au fournisseur pour appliquer ces changements en production? Stipuler que le fournisseur ne peut changer aucun élément du produit sans accord formel du client.
o Sauvegarde
Si un produit entièrement créé par l'usine est sourcé, préciser que l'usine dégage la responsabilité du client en cas d'allégation d'enfreinte au droit sur la propriété intellectuelle (brevets, droits d'auteur ou droit de marques), ou toute autre allégation émanant d'un tiers. Préciser que l'usine paiera tous les couts directs et indirects liés à ce type d'action.
Définition de l'emballage du produit
Emballage et étiquetage sont partie intégrale du produit. Spécifier dans le contrat non seulement l'emballage détail, mais aussi le ou les emballages d'expédition.
o Droit d'inspection
Garder ses options d'inspection ouvertes en précisant le droit d'inspecter à tout moment, pas seulement avant expédition.
o Fumigation des palettes
Si les produits sont importés sur palette, ne pas oublier que certaines juridictions exigent un certificat de fumigation pour palettes en bois. Spécifier que ceux-ci doivent être fournis gracieusement.
Définition des prix et quantité
Quantités et prix sont habituellement négociés par palier, à spécifier dans le contrat. Une quantité minimum de commande peut aussi exister.
o Commander large
Penser à spécifier la possibilité de livraison partielle de commande. C'est avantageux si le groupage des livraisons en une commande permet de passer un seuil de prix. Ou s'engager à fournir des prévisions et négocier les prix en conséquence.
o Si ca va mal
Prévoir des conditions d'annulation de commande ou de retard de livraison
o Client le plus favorisé
Insérer une clause permettant de bénéficier des mêmes conditions que le client le plus favorisé du fournisseur.
Inspection, contrôle de qualité
Les produits inspectés deviendront après livraison les produits du client. Comme mentionné précédemment demander le droit d'inspecter à tout moment, y compris au chargement.
o Seconde inspection
En cas d'échec de l'inspection, les produits devront être retravaillés en usine et ré inspectés. Spécifier que les couts additionnels d'inspection et tous couts afférents seront à la charge de l'usine.
Ceci lui donne une raison supplémentaire de surveiller la qualité.
o Stress? Vérifier plus!
En cas de stress financier du fournisseur spécifier une inspection lors du chargement du conteneur pour éviter de recevoir une expédition a moitié constituée de détritus.
Garantie produit
L'importateur est légalement responsable de la qualité des produits importés. Ceci n'empêche pas de prévoir des termes contractuels avec le fournisseur. Prévoir quoi demander, et penser à prévoir comment étayer les déclarations de défaut et/ou demandes de compensation.
o Compensation qui marche
Réparer implique mouvements de pièces et parfois de personnel.
Demander une compensation financière ou l'octroi de pièces supplémentaires gratuites des la livraison initiale.
o Prévoir l'orage
Préparer des obligations pour les taux de panne habituels, et un plan spécial en cas de défaut catastrophique sur une majorité de la production. Définir ces termes, avec paliers prédéterminés de taux de panne durant la garantie.
o Survie de la garantie
La garantie émise par l'acheteur sur les produits vendus à ses clients survivra par définition à la fin du contrat fournisseur. Prévoir ce cas difficile.
Conditions de paiement
Méthode et conditions de paiement doivent être spécifiées. Les paiements lies aux livraisons sont sauf précision contraire lies à la définition de celles ci par l'Incoterm (voir Transport et Incoterm ci-dessous). La prudence est de rigueur. Ne s'engager à effectuer aucun paiement critique avant d'être certain que la commande est saine et sauve.
o Confiance, mais vérifier
Le paiement est conditionné par la vérification, par exemple l'inspection sur site avant expédition.
o Vérifier et revérifier
Insérer un droit de réserve sur la commande jusqu'après réception dans vos locaux (pour une période courte, 2 semaines par exemple)
o Et sinon
Réserver le droit de déduire toutes sommes en litige de vos futurs paiements.
Lieu et date de livraison
Spécifier lieu et date de livraison
o Qui rompt ses engagements paie
Inclure des pénalités de retard sur livraison, durcies progressivement. Penser aussi au transport (voir ci dessous)
Transport et Incoterm
Définir une méthode de transport, qui paie quoi et qui est responsable de la douane et du risque. En d'autres termes, définir son Incoterm.
o Surclassement si retard
Si les produits sont habituellement livrés par bateau mais peuvent l'être par avion, spécifier que ceci sera fait aux couts du fournisseur en cas de retard. Ceci fonctionne aussi pour basculer de fret aérien à service coursier aérien.
o Ne pas traiter avec les administrations étrangères
Eviter les complications étrangères en précisant au minimum l'incoterm FOB (voir notre newsletter #3 2009). Le fournisseur assurera le passage en douane dans son pays.
Prévoir la fin
Spécifier les conditions de fin naturelle et de rupture du contrat. Comment les commandes ouvertes seront-elles traitées, qu'advient-il des matières premières et produits semi-finis, ou des paiements en cours? Et les garanties? La propriété intellectuelle?
La partie qui demande l'annulation peut vouloir sortir vite, mais en sera-t-il de même pour l'autre partie ? Et si les rôles sont inversés ? Prévoir un préavis suffisamment long pour permettre la recherche d'un nouveau fournisseur.
Confidentialité et publicité
La confidentialité du contrat et de ses clauses peut être souhaitée (ou pas). En ce cas prévoir que l'usine ne soit pas autorisée à divulguer l'existence du contrat. Même si un commercial restera toujours un commercial, cette couverture permet de se retourner contre l'usine.
o No show - no sell
Il peut être utile de préciser que les produits ne peuvent être montrés par les commerciaux aux clients de l'usine, et qu'il est interdit à l'usine de les mettre en vitrine dans son showroom. Et bien entendu il est interdit a l'usine de les vendre. Prevoir des penalites tres lourdes pour ces cas.
o La confidentialité survit
Penser à préciser que la clause de confidentialité survit à l'expiration du contrat et spécifier une durée.
|